9 de out de 2017

Uma gestão financeira sólida está no centro de qualquer negócio bem-sucedido. Claro, ter um produto ou serviço em alta demanda, preço atraente para o mercado-alvo, e entrega-lo de forma eficiente, centrada no cliente também não prejudica. Mas, mesmo com todos os dados demográficos corretos do mercado, não há garantia de sucesso.

Por isso, é preciso saber que os hotéis mais bem-sucedidos, como qualquer outro negócio, dependem de princípios fundamentais de gestão financeira para permitir que gerenciem sua propriedade de forma rentável.

Seguindo os princípios contabilísticos básicos, os proprietários e gerentes de hotéis têm a informação que precisam para identificar as tendências antes que elas possam ter um impacto negativo no negócio. Eles podem reduzir as despesas, acomodar pessoas e saber lidar prontamente com épocas máximas dos negócios antecipadamente e reduzir as operações durante períodos de baixa no turismo. Ao invés de confiar na intuição e reagir aos eventos mais adversos, os proprietários bem-sucedidos devem ter em mãos os fatos financeiros de que precisam diariamente para tomar as decisões corretas no momento certo.

Ter uma boa gestão financeira em um hotel também fornece uma medida precisa do desempenho da gerência em todas as áreas operacionais e dá aos proprietários um mecanismo onde eles podem ver como está a produtividade do trabalho.

As chaves do sucesso financeiro incluem um orçamento anual, um modelo detalhado de rastreamento financeiro, auditorias contínuas e estrutura de relatórios que mantêm a informação de ganhos e perdas nas pontas dos dedos do gerente encarregado.

O sucesso financeiro também é conduzido pela responsabilização, tornando os funcionários e gerentes responsáveis ​​pela consecução de metas financeiras em suas respectivas áreas funcionais. Os proprietários devem contratar pessoas capazes de dissecar informações financeiras e atuar em relação a elas de forma oportuna e proficiente. Sem esta informação, é bem possível ter uma área de desempenho deficiente que não seja reconhecida e cria um vazamento de lucros.

Criando um orçamento anual

O orçamento anual fornece a imagem financeira completa do imóvel e contém as informações necessárias para medir o status financeiro a qualquer momento durante o ano. Com base no desempenho passado e nos objetivos para o ano atual, o orçamento capta as despesas projetadas e as receitas antecipadas ao longo de um período de 12 meses. O orçamento abrange todas as áreas operacionais: administração, despesas de propriedade, impostos, custos de energia, equipamentos de capital, telecomunicações, manutenção, suprimentos, utilidades, folha de pagamento e marketing.

O orçamento também projeta receitas com base na ocupação esperada e nas taxas que serão geradas e estima as cotas de vendas para cada colaborador (se houver). Uma vez que os números são coletados e documentados, o orçamento informará se os objetivos financeiros podem ser alcançados e onde e como os ajustes podem ser feitos para alcançar objetivos de lucratividade.

Construindo um modelo de rastreamento operacional

Com o orçamento em mãos, os gerentes precisam criar um mecanismo para capturar e acompanhar facilmente despesas e receitas. O modelo financeiro pode ser tão simples como uma planilha básica que incorpora planilhas abrangendo todas as áreas de operações.

Planilhas de trabalho mais sofisticadas irão detalhar os custos em maior detalhe. Por exemplo, a folha de cálculo da folha de pagamento acompanhará as horas e a taxa dos supervisores, da recepção, das auditorias noturnas, do serviço de campainhas, dos serviços de limpeza, dos atendentes de salas, dos atendentes de lavanderia, das vendas e do marketing e de todas as demais equipes executivas e de suporte.

Uma folha de trabalho de manutenção de propriedades acompanha a folha de engenharia e manutenção, bem como outras despesas relacionadas de materiais paisagísticos para móveis e acessórios. A planilha de energia rastreia despesas mensais de utilidades, água e esgoto. A planilha da receita rastreia reservas de quartos e taxas diárias. Este modelo financeiro abrangente dá aos gerentes uma imagem completa das despesas e receita, lucros e perdas e sucesso financeiro.

Comparando setores

A próxima parte do modelo financeiro é acompanhar os gastos em cada área operacional em relação ao orçamento. Os gerentes agora têm a informação que precisam para identificar áreas onde estão excedendo as expectativas ou têm inconsistências e áreas de preocupação.

Essencialmente, eles têm uma compreensão aprofundada do status financeiro da propriedade em qualquer momento. Por exemplo, os gastos com alimentos podem ser incompatíveis com as taxas de ocupação ao longo de um determinado período de tempo. A receita pode não ser consistente com as reservas de quarto. Os horários de limpeza podem não ser consistentes com as taxas de ocupação. Todas essas questões podem ter um efeito negativo sobre a lucratividade. Também é importante acompanhar o sucesso dos colaboradores de vendas em relação à sua cota. As tendências podem ser acompanhadas semana a semana, mês a mês e ano a ano.

Criando e utilizando relatórios

Das planilhas de orçamento e operações, relatórios padrão podem ser criados para dar aos gerentes uma visão geral de alto nível de cada área de operações em uma base diária. Relatórios bem organizados contarão toda a história e darão aos gerentes as ferramentas de que precisam para otimizar as operações comerciais. Eles podem detectar rapidamente irregularidades diárias, identificar tendências de curto prazo e antecipar potenciais problemas de longo prazo. Os relatórios também fornecem as ferramentas para determinar se os objetivos de lucratividade serão alcançados.

Na maioria dos casos, os gerentes podem criar seus próprios relatórios específicos personalizados para suas propriedades e objetivos. Em outros casos, pode ser interessante que os proprietários contratem uma empresa de contabilidade para criar os relatórios. Em ambos os casos, os gerentes devem ser adequadamente treinados para entender o uso dos relatórios e porque eles são importantes para a saúde e boa gestão financeira do hotel.

Prestando contas

A administração precisa ser responsabilizada pelos resultados financeiros da ocupação, da taxa média de reservas e do controle de estoque às despesas operacionais. As políticas, os sistemas, os procedimentos e os balanços contábeis padrão devem ser implantados em todas as áreas funcionais. As mini auditorias devem ser implementadas trimestralmente e qualquer desvio na demonstração de resultados ou em relatórios financeiros diários deve ser conciliado o mais rápido possível.

Com sistemas contábeis e financeiros sólidos, cada gerente terá as ferramentas necessárias para alcançar seus objetivos financeiros. Novas contratações devem ser feitas nesta cultura financeira e programas de treinamento implantados quando necessário. Todo funcionário deve compartilhar os valores de gerenciamento.

Se ajustando a variáveis ​externas

Com um sistema de gestão financeira sólido, os gerentes serão capazes de ajustar prontamente as mudanças nas condições do mercado e outras variáveis ​​externas fora de seu controle. Por exemplo, o aumento dos custos alimentícios pode ter um impacto dramático tanto nas despesas operacionais quanto na receita e, portanto, na rentabilidade.

Com planilhas de custo e despesas bem organizadas, gerentes proativos podem resolver esta questão e identificar áreas onde as despesas podem ser reduzidas para atender ao aumento dos custos alimentícios. Ou, talvez, os gerentes possam implementar programas de marketing criativos que possam aliviar condições de mercado negativas.

Finanças precisas podem gerar negociações bem-sucedidas

É sempre importante que os proprietários conheçam o verdadeiro valor de sua propriedade. Com recursos financeiros sólidos, os proprietários podem ter suas propriedades avaliadas com precisão e obter uma verdadeira compreensão de onde eles ficam no mercado em qualquer momento.

As principais informações financeiras estão prontamente disponíveis para permitir que o proprietário explore oportunidades de refinanciamento ou aponte para uma oportunidade de vender a propriedade. Assim, os proprietários são capazes de tomar decisões a partir de uma posição de força, dando-lhes visão e melhores opções de manobra para negociações bem-sucedidas.

Use a fórmula financeira para ter sucesso

A implementação de princípios contábeis fundamentais pode tornar cada propriedade muito bem-sucedida em sua área. Cada real pode ser contabilizado, possíveis problemas identificados e ajustes feitos de forma rápida e eficiente.

As decisões de negócios sólidas podem ser feitas com base em fatos financeiros ao invés de confiar na intuição, ou pior ainda, em adivinhações. Contratar um profissional especializado em propriedades com experiência contábil, fornecer treinamento quando necessário ou contratar uma empresa de contabilidade pode fazer a diferença entre lucro e perdas em qualquer negócio.

Por fim, todos os hoteleiros precisarão ter uma boa compreensão dos aspectos financeiros do funcionamento de um hotel. Muitas pessoas não gostam de contabilidade, de preencher e lidar com números complicados. Então, para o novo hoteleiro, o primeiro passo é encontrar um profissional qualificado que o ajude a lidar com essas questões tão importantes de um negócio.

Você precisará garantir que todos os dados coletados regularmente sejam os dados corretos e que eles sejam coletados de forma eficiente (para que sua contabilidade permaneça bem-feita). Quanto mais complicada a sua situação financeira no final do ano fiscal, mais trabalho terá o seu contador e maior poderá ser sua perda.

Portanto, implementar controles financeiros práticos desde o primeiro dia dará ao empresário uma boa compreensão ao longo do ano em relação ao seu fluxo de caixa, rentabilidade e passivos tributários. Além disso, é de bom senso que seus contadores também tratem de imposto pessoal (pois este retorno estará fortemente relacionado às suas contas financeiras e registros de contabilidade).